راهنماي پيكربندي و استفاده از برنامه Outlook Express

آشنايي كلي با آدرسهاي پست الكترونيك

آدرس هاي پست الكترونيك همانند آدرسها و شماره هاي صندوق هاي پستي در سيستم پست معمولي هستند. شما ميتوانيد با نوشتن آدرس پستي گيرنده يا شماره صندوق پستي وي، مرسوله خود را براي او ارسال نماييد. سيستم پست الكترونيك نيز دقيقا به همين صورت عمل ميكند و هر كس داراي آدرسي منحصر به فرد جهت دريافت نامه هاي الكترونيكي است. ساختار نامه هاي الكترونيكي به صورت نام دومين @ نام کاربر است. بجاي نام شبكه بايد نام سايت و پسوند آنرا وارد نماييد. مثلا آدرس پست الكترونيكي كاربري به نام احمدي كه عضو شبكه network.com است، ميتواند به صورت ahmadi@network.com باشد.

تنظيمات پست الكترونيك (Email)

هنگامي كه براي نخستين بار اقدام به اجراي برنامه Outlook Expressخود ميكنيد، برنامه پيكربندي و تنظيمات آن بصورت خودكار شروع به كار كرده و در مورد اين تنظيمات از شما سوال ميكند. در صورتي كه اين برنامه آغاز به كار نكرد، به صورت زير ميتوانيد آنرا بصورت دستي اجرا نماييد:

1. روي منوي Tools كليك كرده و سپس روي Accountsكليك كنيد.
2. در پنجره Internet Accountsروي دگمه Addكليك كرده و Mailرا انتخاب كنيد.

3. پنجره اي باز خواهد شد كه بايد نام خود يا شركتتان را در آن وارد كنيد. اين نام هنگام دريافت ايميل توسط گيرنده نمايش داده خواهد شد.
4. براي ادامه روي Nextكليك كنيد.
5. در اين قسمت بايد آدرس پست الكترونيك خود را وارد نماييد. آدرس شما به صورتmailto:username@Network.netخواهد بود كه بجاي usernameبايد نام كاربري خود را وارد نماييد. توجه داشته باشيد كه بجاي Network.com بايد نام و پسوند سايت خود را وارد نماييد.
6. براي ادامه روي Nextكليك كنيد.
7. در اين قسمت دقت كنيد كه بخش My Incoming Mail Server isروي گزينه POP3 تنظيم شده باشد. سپس در دو باكس خالي موجود در پنجره mail.network.com را تايپ كنيد.
8. براي ادامه روي Nextكليك كنيد.

9. در پنجره باز شده در باكس Account Nameنام كاربري خود را وارد نماييد و در باكس password كلمه عبور خود را وارد نماييد. در صورتي كه مايليد كلمه عبورتان ذخيره شده و ديگر از شما پرسيده نشود، ميتوانيد گزينه Save Password را انتخاب كنيد.

10. سپس روي Nextكليك كرده و در صفحه بعد روي Finishكليك كنيد.
11. گزينه mail.network.comدر پنجره Internet Accountsاضافه ميشود. در اين پنجره روي دگمه Properties كليك كنيد. سپس روي لبه Servers كليك كرده و گزينه My Server Requires Authentication را انتخاب كنيد.

گزينه هاي برنامه Outlook Express

اين امكان وجود دارد تا برنامه Outlook Expressرا مطابق نياز خود تنظيم نماييد.  براي اين كار در پنجره اصلي برنامه روي منوي Toolsبخش Options كليك كنيد. گزينه هاي عمومي برنامه در لبه General قرار دارند.


استفاده از كتاب آدرس برنامه

كتاب ادرس برنامه Outlook براي ذخيره آدرسهاي پست الكترونيكي كه زياد با آنها سر و كار داريد بكار برده ميشود. براي دسترسي به آن در پنجره اصلي برنامه روي دگمه Adresses كليك كنيد.

براي اضافه كردن يك آدرس به كتاب آدرس برنامه، با كليك روي دگمه New گزينه New Contactرا انتخاب نماييد. در پنجره اي كه باز ميشود، كافي است در باكس هاي مربوطه نام، نام خانوادگي و آدرس پست الكترونيك شخص مورد نظر را وارد نماييد. پس از تايپ آدرس پست الكترونيك روي دگمه Addكليك كنيد تا اضافه شود. در پايان روي OKكليك كنيد.

استفاده از برنامه Outlook Express

يكي از بزرگترين قابليت هاي برنامه Outlook Expressتوانايي تنظيم و نوشتن نامه و خواندن نامه هاي وارده در حالتي است كه به اينترنت متصل نيستيد.   هنگامي كه از سرويس دهندگان ايميل مبتني بر وب مانند Yahoo استفاده ميكنيد، در تمام مدتي كه در حال نوشتن نامه، خواندن نامه و … هستيد بايد به اينترنت متصل باشيد. در حالي كه در مورد Outlook Express اين الزام وجود ندارد. ميتوانيد به اينترنت متصل شده، نامه هاي خود را دريافت كرده، سپس اتصال خود را قطع كرده و شروع به بررسي نامه ها و خواندن و پاسخ گويي به آنها كنيد. سپس ميتوانيد جهت ارسال پاسخها مجددا به اينترنت متصل شده و نامه هاي خود را ارسال نماييد. اين قابليت در هزينه هاي اينترنت و تلفن شما صرفه جويي خواهد كرد. در مقابل سرويس هاي مبتني بر وب داراي مزيتي هستند كه شما در هر مكان و از روي هر كامپيوتري ميتوانيد نامه هاي خود را بررسي و پاسخ گويي نماييد زيرا نامه ها به كامپيوتر شما منتقل نشده و در سرويس دهنده باقي ميمانند.
دريافت نامه هاي موجود
نخستين قدم پس از اتمام تنظيمات برنامه Outlook Expressبررسي وجود نامه جديد ميباشد. در حالي كه به اينترنت متصل هستيد، در پنجره اصلي برنامه روي دگمه Send/Recvكليك كنيد. در صورتي كه نامه جديدي داشته باشيد، اين نامه به بخش Inbox وارد ميشود. تعداد نامه هاي جديد جلوي قسمت Inbox نمايش داده ميشود. براي نمايش ليست نامه هاي جديد، كافي است روي Inboxكليك كنيد.

خواندن نامه هاي دريافتي

در ليست نمايش داده شده با كليك بر روي هر پاكت، پنجره اي باز شده و محتويات نامه نمايش داده ميشود. نامه هايي كه داراي يك آيكون كليپس در كنار خود ميباشند، داراي فايلهاي ضميمه ميباشند كه با بازكردن نامه و كليك روي آيكونهاي موجود در قسمت Attach و سپس انتخاب گزينه Open Itو كليك روي OKميتوانيد آنها را باز كنيد. توجه داشته باشيد كه فقط ضمائم نامه هايي كه مطمئن هستيد از طرف شخص مطمئني ارسال شده است را باز كنيد. ضميمه هاي نامه هاي متفرقه ميتوانند حاوي ويروسهاي خطرناكي باشند كه ممكن است به كامپيوتر و اطلاعات شما آسيب وارد نمايند. پس از اينكه نامه اي را خوانديد، پاكت آن كه بسته بود به شكل يك پاكت باز شده نمايش داده خواهد شد و از اين طريق ميتوانيد متوجه شويد كه كدام نامه ها را خوانده ايد و كداميك را نخوانده ايد.

پاسخ گويي به نامه هاي دريافتي

براي پاسخ گويي به نامه كافي است روي دگمه Replyكليك كنيد. دگمه Reply Allهنگامي به كار ميرود كه نامه براي چندين گيرنده ارسال شده باشد. در صورتي كه در پنجره باز شده به قسمت Toتوجه كنيد، در آن قسمت فهرست گيرندگان نامه را مشاهده خواهيد كرد. با استفاده از دگمه Reply All پاسخ شما علاوه بر فرستنده، به تمام گيرندگان نيز ارسال ميشود. در صورتي كه در اين موارد از Replyاستفاده كنبد، پاسخ شما تنها به فرستنده اصلي ارسال خواهد شد. دگمه Forward هگامي استفاده ميشود كه مايل باشيد يك نامه را به همراه تمامي ضمائم و … را عينا به يك شخص ثالث ارسال كنيد.

با كليك روي دگمه Printمحتويات نامه روي چاپگر چاپ خواهد شد. در صورتي كه به نامه احتياجي نداريد، ميتوانيد با كليك روي Deleteآنرا به سطل زباله برنامه Outlookارسال كنيد. با كليك روي دگمه هاي Previousو Nextميتوانيد در ليست نامه ها به بالا و پايين حركت كنيد. با كليك روي دگمه Adresses كتاب آدرس شما باز خواهد شد. هنگامي كه روي دگمه Reply كليك ميكنيد، پنجره قبلي بسته شده و پنجره جديدي نمايش داده ميشود. قسمت Toيا گيرنده نامه بطور خودكار پر شده و نامه اصلي نيز در پايين نمايش داده ميشود.  ميتوانيد پاسخ خود را تايپ كرده و با كليك روي دگمه Sendارسال نماييد. در صورتي كه هنگام كليك روي Send به اينترنت وصل باشيد، نامه در همان زمان ارسال ميشود. در غير اينصورت، در قسمت Outboxذخيره شده و هنگامي كه به اينترنت وصل شده و روي دگمه Send/Recv در پنجره اصلي برنامه كليك كنيد، ارسال ميگردد.
ايجاد نامه جديد و ارسال آن
جهت ايجاد نامه جديد، در پنجره اصلي برنامه Outlook Expressروي دگمه Create Mail كليك كنيد. با اين كار پنجره جديدي باز ميشود كه  ميتوانيد در آن نامه جديد خود را ايجاد نماييد. براي شروع بايد در قسمت To آدرس پست الكترونيك گيرنده نامه را وارد نماييد. در صورتي كه آدرس گيرنده را قبلا در كتاب آدرس خود وارد نموده باشيد، ميتوانيد با كليك روي To آدرس وي را از كتاب آدرس وارد نماييد. هنگامي كه روي To كليك ميكنيد، پنجره كتاب ادرس باز شده و ميتوانيد با انتخاب آدرس گيرنده و سپس كليك روي دگمه Toو سپس OKآنرا در قسمت Toنامه خود وارد نماييد. در غير اينصورت بايد آدرس گيرنده را كه به صورتuser@network.comاست را در باكس Toوارد نماييد.

 در صورتي كه مايليد يك كپي از نامه به گيرنده ديگري نيز ارسال شود، ميتوانيد در باكس CCآدرس وي را نيز وارد نماييد. در باكس Subjectبايد موضوع نامه را وارد كنيد. در باكس بزرگ پايين پنجره نيز متن نامه تايپ خواهد شد. ميتوانيد نوع قلم، رنگ و … آنرا مطابق سليقه خود تنظيم كنيد.

در صورتي كه مايل باشيد تا فايلي را به نامه خود ضميمه نماييد (مانند يك سند Word يا تصوير و…)، ميتوانيد روي دگمه Attach كليك كرده و فايل مورد نظر خود را انتخاب كنيد. به هر تعداد فايل ميتوانيد به نامه خود ضميمه كنيد. هنگامي كه فايلي به نامه شما ضميمه ميشود، باكسي به نام Attachبه پنجره اضافه شده و آيكون فايل به همراه نام آن نشان داده ميشود. در صورتي كه در ميان آماده سازي يك نامه كار يا مشكلي ايجاد شود كه مجبور به خاموش كردن كامپيوتر و ترك محل كار خود باشيد، ميتوانيد آنچه را تا كنون آماده كرده ايد، با كليك روي منوي File و انتخاب Save در قسمت Draftsذخيره كرده و پس از بازگشت با كليك روي آن قسمت آنرا باز كرده و تكميل نماييد. پس از اتمام كار با كليك روي Sendميتوانيد نامه خود را ارسال كنيد.

پشتيباني