نقش تسهيل کننده پورتال هاي سازماني در تجارت الکترونيکي

چكيده

از هنگامي كه فناوري اطلاعات نقش محوري خود را در دنياي امروز ما نشان داد، روشها و ابزارهاي بي شماري در عرصة فعاليت‎هاي بازرگاني، اقتصادي، سياسي و اجتماعي ابداع و ارائه شده‎اند. هر يك از اين روشها و ابزارها، مبتني بر نيازي خاص و در جهت رفع مشكلات مبتلا به ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال هاي سازماني نيز با در نظر گرفتن نيازهاي اطلاعاتي حوزة تجارت الکترونيکي طراحي و بكارگيري شده‎اند. امروزه كمتر مؤسسة يا سازمان بازرگاني را مي‎توان يافت كه از فناوري پورتال بي بهره باشد و از آن در جهت پشتيباني از اهداف سازماني استفاده نكرده باشد. پورتال هاي سازماني جداي از خدماتي كه در عرصة باز سازمان با اعمال مديريت متمركز ارائه مي كنند، فرصت‎هاي بازرگاني نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. اين بدان مفهوم است كه پورتال هاي سازماني در راستاي دو هدف اصلي خود يعني مديريت متمركز اطلاعات و ارائة خدمات اطلاعاتي روزآمد به كاربران و مشتركين خود و نيز به دليل برخورداري از ويژگي تعامل ميان كاربران و سازمانهاي عضو، زمينة همكاري‎هاي متقابل و امكان بهره‎برداري از توانهاي حرفه‎اي و سرمايه‎گذاري طرفهاي درگير در فعاليت‎هاي بازرگاني را فراهم مي‎سازند. آنچه در پي مي آيد، تشريح نقش و كاركرد تسهيل کننه پورتال هاي سازماني در تجارت الکترونيکي است.

كليد واژه‎ها

فناوري اطلاعات، پورتال، پورتال هاي سازماني، تجارت الكترونيكي، اقتصاد ديجيتال، عمليات تجاري، سرمايه گذاري مشترک، بازگشت سرمايه، E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B.

1. مقدمه

در دهة پاياني قرن بيستم و در آستانة ورود به هزارة سوم، با گسترش فناوري اطلاعات، نگرش جديدي از اقتصاد به نام ” اقتصاد ديجيتال “ ظهور يافت كه كلية شؤونات زندگي و تعاملات اجتماعي را دستخوش تحول نمود. تا حدي كه تمامي جوامع ناگزير از رويكرد به آن شدند]1[. اينترنت شرايط تازه‎اي را پديد آورد كه در آن توليدكنندگان، تامين‎كنندگان، فروشندگان و مشتريان، و تقريباً همة عوامل دست‎اندركار يك چرخة اقتصادي قادر شدند در يك فضاي مجازي مشترك با يكديگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اينترنت تئوري‎ها و نظريات جديدي را به ميان آورده است كه يكي از مشخصه‎هاي اصلي آنها نگاه تازه‎اي به مقوله كسب و كار است [2]. به جرأت مي‎توان گفت كه تجارت الكترونيكي يكي از نمودها و كاربردهاي ويژه فناوري اطلاعات است و هم اكنون حجم وسيعي از خريد و فروش‎ها در كشورهاي پيشرفته به شيوه الكترونيكي صورت مي‎پذيرد. بر اساس آمارهاي رسمي اعلام شده، تجارت الكترونيكي آمريكا طي سال 2002 بالغ بر 6/1 هزار ميليارد دلار بوده است كه پيش بيني مي‎شود در سال 2006 به 1/7 هزار ميليارد دلار برسد. تجارت الكترونيكي مالزي در سال 2002، 7/13 ميليارد دلار بود كه پيش بيني مي شود در سال 2006 به بيش از 158 ميليارد دلار خواهد رسيد]3[. بديهي است كه رسيدن به چنين حجم‎هاي دلاري در تجارت الكترونيكي بر اساس برنامه‎ريزي‎هاي تجاري و استفاده از فرصتهاي تجاري امكانپذير خواهد بود.
مؤسسات و سازمانهاي گوناگوني تاكنون با هدف ارائه راه‎حل‎هاي نوين جهت بهره‎برداري از فرصتهاي تجاري تشكيل و تأسيس شده‎اند. پورتال هاي سازماني به عنوان يكي از اين راه‎حل‎ها تا حدودي توانسته‎اند انتظارات و اميدهاي كاربران را در عرصه‎هاي تجاري برآورده سازند. معمولاً اولين نگراني فعالان حوزه‎هاي تجاري يافتن اطلاعات جديد و منابع اطلاعاتي موثق است. پورتال هاي سازماني با بررسي نيازهاي اطلاعاتي كاربران خود، مجموعه‎اي از مسيرهاي مطمئن اطلاعاتي را در اختيار آنها مي‎گذارند. از آنجايي كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتني بر شبكه و به ويژه اينترنت مي‎باشد، پورتال هاي سازماني خدماتي فراتر از آدرس دهي اطلاعات را انجام مي‎دهند كه معمولاً شامل مواردي نظير كاوش، سرويس پست الكترونيك، نظر سنجي، گروههاي خبري و بحث و غيره است. امكان تعامل ميان كاربر با وب سايت اصلي پورتال و همچنين ديگر كاربران عضو يك پورتال سازماني، زمينه بهره‎برداري هر چه بيشتر از فرصتهايي را كه در عرصه‎هاي تجاري پديد مي‎آيند، فراهم ساخته است.
در ادامه اين مقاله نقش و كاركرد تسهيل کننده پورتال هاي سازماني را در تجارت الکترونيکي مورد بررسي قرار مي دهيم.

2. پيدايش پورتال

همچنان كه استفاده از اينترنت در اوايل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سايتها نيز به شدت افزايش پيدا كرد. اين پديده كه به خودي خود تقويت مي شد منجر به بروز ضرورت يافتن راهي براي كمك به امر ناوبري يعني جستجو و تحقيق شد. به اين منظور دو نوع از وب سايت‎ها يعني ”فهرست هاي راهنما“ و ”موتورهاي جستجو“ پا به عرصه ظهور گذاشتند ]4[.
فهرست هاي راهنما راهنمايان وب بودند كه متشكل از ويراستاران انساني بوده و بر اساس مقولات مختلفي مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غيره سازماندهي شده بودند. نتيجه نهايي، معمولاً يك ”پيوند“ به يكي از صفحات معين وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.
از طرف ديگر، موتورهاي جستجو كلمات كليدي را از روي صفحات وب در بانكهاي اطلاعاتي گردآوري و تنظيم مي كردند كه جستجوگران مي‎توانستند به پرس و جو دربارة آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهاي جستجو همچنان اين سؤال به عنوان يك چالش مطرح بود كه چگونه دقيقاً چيزي را به كاربر بدهيم كه او مي‎خواهد؟ روند تكاملي وب سايت‎ها سبب شد تا به تدريج استراتژي‎هاي خود را از ”پيوند دادن سريع كاربران“ به ”سايتهاي مقصد“ تبديل نمايند. در اين مرحله ناظران صنعتي به فهرست هاي راهنما و جستجوي اوليه عنوان ”پورتال“ را دادند. اين اصطلاح را در سال 1997 هالسي مينور كه در آن زمان رئيس CNET بود، ابداع كرد. اين كلمه به همان معناي عادي ”دروازه“ و ”درگاه“ است ]4[.
در حوزه اينترنت تعريف پورتال ماهيت متغير خود را حفظ كرد. در ساده‎ترين معنا، پورتال دروازه‎اي است به وب. پورتال سكوي پرتابي است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به صورت يك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك معاون گروه پاتريشيا سيبولد مي‎گويد: ”پورتال ها باعث كاهش ميزان پرسه زدن افراد در وب مي شوند.“ ]4[. در عين حال پورتال ها به تدريج تبديل به سايتهايي شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مديريت طيف وسيعي از فعاليت‎هاي روزمره خود، به سراغ آنها مي‎رود مانند بررسي كامل تيترهاي خبري، فيمت سهام، ارسال نامه الكترونيكي و پيامهاي دوربرد و پيوستن به تالارهاي گفتگو.
از اينرو پورتال ها وظايف بسيار متفاوتي را انجام مي‎دهند ولي جوهره همگي آنها متشكل از پنج عنصر اصلي است: جستجو، محتوا، ايجاد گروههاي تجاري و برنامه‎هاي خلاقيت فردي.

3. از پورتال تا يک محل کسب و کار الکترونيکي

پورتال نيز همانند اغلب مفاهيم رايج در فناوري اطلاعات بر اثر اينترنت و شبکه گسترده جهاني پديد آمد. کاربران عادي اينترنت معمولاً در هنگام ناوبري اطلاعات و کاوش موارد درخواستي خود در اينترنت مغلوب اقيانوس عظيم اطلاعات مي شدند. در نتيجه وب سايت هاي کاوش نظير Yahoo و AOL پديد آمدند تا به کاربران در يافتن مقلصد اينترنتي مورد نظرشان کمک کنند. اين پورتال هاي اوليه هيچگونه امکان تنظيم شخصي را به کاربران خود ارائه نمي کردند، بنابراين انتظار چنداني نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقي بمانند و از سايتي به سايت ديگري نروند.
پورتال ها اين وضعيت را با ارائه امکانات تنظيم شخصي به نحو چشمگيري تغيير دادند و کاربران آنها مي توانستند موضوعات درخواستي خود را مطابق سليقه، اولويت ها يا نيازهاي شخصي تغيير دهند و ÷يوندهاي مطلوبي را در ارتباط با موضوعات مختلف نظير اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تيم هاي ورزشي مورد علاقه، اوضاع جوي و هواشناسي و غيره به صورت متمرکز و در يک جا در اختيار داشته باشند. اين ويژگي پورتال ها سبب شد تا کاربران آنها نوعي تعلق خاطر به آنها پيدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصي خود مراجعه نمايد. همين امر سبب شد تا همان وب سايت هاي کاوش اوليه يعني Yahoo و AOL با افزودن قابليت هاي بيشتر به صفحات اصلي خود مانند امکان ارسال سريع پيام هاي کوتاه، گروههاي بحث، صفحات شخصي رايگان، آلبوم هاي عکس هاي شخصي و خانوادگي و سرويس هاي رايگان پست الکترونيکي کارايي و بهره وري خود را افزايش دهند و در نتيجه وفاداري بيشتري را از سوي کاربران هميشگي خود دريافت نمايند. بدين ترتيب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به اين وب سايت ها وقت بيشتري را نسبت به گذشته صرف ديدن صفحات گوناگون آنها مي کنند ]8[.
کاربران سازماني نيز به اين نتيجه رسيدند که از همان قابليت هاي پورتال هاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود استفاده نمايند که البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي ( به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها ) در اينترنت کار دشواري به نظر مي آمد. افزودن ابزارهاي همکاري، تعامل با سيستم هاي تبادل، گسترش امکانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شرکاء و تأمين کنندگان به يک وب سايت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسير تکاملي خود تبديل به يک فضاي کسب و کار الکترونيکي انجام امور تجاري به صورت الکترونيکي يا به عبارت بهتر تجارت الکترونيکي شود. اين امر راهي را براي کاربران فراهم مي کند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزشي يک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت کنند.

4. پورتال هاي سازماني

از اوايل سال 1997 كه استفاده از پورتال ها در عرصه‎هاي مختلف كاوش و بازيابي اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و غيرتجاري به فكر طراحي و ايجاد پورتال هاي سازماني براي خود و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شركت‎هايي مانند مايكروسافت و آي بي ام هم وارد اين ميدان شدند كه اين رقابت همچنان ادامه دارد.
پورتال هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد مي‎باشند. پورتال هاي سازماني از يك سو امكان مديريت متمركز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم مي‎كنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار مي‎دهند و از سوي ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاي كاري و تجاري آگاه مي‎سازند. اين پورتال ها علاوه بر اطلاع‎رساني زمينه‎هاي تعامل ميان مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران را ايجاد مي‎نمايند. محيط شبكه‎اي پورتال هاي سازماني به گونه‎اي طراحي مي‎شود كه يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مي‎يابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر مي‎برد احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي نمايد. يكي ديگر از ويژگي‎هاي پورتال هاي سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در فعاليت‎هاي مبتني بر شبكه خلاقيت‎هاي فردي را در خود پرورش مي‎دهند. امكانات تنظيم شخصي‎ كه معمولاً در هر پورتال سازماني پيش‎بيني و ارائه مي‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با امكانات شبكه‎اي و بسترهاي ارتباطي، زمينه‎هاي خلاقيت آنها را به شيوه‎اي كاربردي ايجاد مي‎نمايد.
قابليت‎هاي موجود در پورتال هاي سازماني نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويس‎هاي صفحات زرد براي يافتن شركت‎هاي محلي، سرويس‎هاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفن‎ها يا آدرس‎هاي پست الكترونيكي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيش‎بيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ارسال و دريافت سريع پيامها، آگهي ها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچه‎هاي آدرس، تقويم و ديگر قابليت‎هاي كاربردي؛ حقيقتاً آنها را تبديل به محيط‎هاي شبكه‎اي كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداري از آنها ديگر نمي‎توانند از عضويت در آنها چشم‎پوشي كنند. اين به معني وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص شبكه‎اي نيست، بلكه به معني ايجتد اعتماد در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.
امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال هاي سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات مي‎كنند ]4[. امكانات ارتباط از راه دور نظير SMS كارايي پورتال هاي سازماني را چند برابر ساخته است. كاربران اين پورتال ها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلكه مي‎توانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بي‎سيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واكنش‎هاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتال ها قادر به بهره‎برداري مفيد و مؤثر از فناوري‎هاي بي‎سيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شده‎اند. همة اينها كارايي پورتال هاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساخته اند.

5. چارچوب يک پورتال

يک فضاي کاري پورتال صرفاً با قرار دادن يک طرح جذاب بر روي انبوهي از منابع محتوايي و کاربردهاي مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختي صورت مي گرفت، حاصل نمي گردد. در واقع چالش ساختن يک پورتال در سطحي عالي در صفحه واسط کاربر آن نيست، بلکه در فراهم نمودن فرايندهاي تجاري و کاري يکپارچه اي است که از ميان بسياري از سامانه هاي فناوري اطلاعات مي گذرند تا چنين فرايندهايي را به صورت يک مجموعه واحد درآورند و قابليت هاي کاوش جامع، دسترسي و يکپارچه سازي کاربردي، تنظيم شخصي، استقرار، مديريت، همکاري، مديريت محتوايي شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاري، تجزيه و تحليل کمّي، امنيت و ميزباني ديگر گزينه هاي منحصر به سازمان را ايجاد نمايند. فروشنده اي که شما براي خريد خودتان انتخاب مي کنيد، بايد بتواند کليه اين قابليت ها را يا به صورت مستقيم و يا از طريق مجموعه اي از شرکاء فراهم نمايد تا آنها را با يکديگر ترکيب و مجتمع نموده و اطمينان يابد که اين خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند يافت.
اين يکپارچه سازي ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواي اصلي آن شامل انبوهي از نرم افزارهاي ميانجي است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگيرو ترکيب مي شوند و شرايطي را به وجود مي آورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مي نمايد و مي تواند با نيازهاي متنوعي منطبق گردد و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايد. اين رويکرد فراتر از انتظار شرکت هايي نظير IBM بوده است ]8[. اين شرکت در ايجاد خانواده پورتال Websphere خود به چيزي فراتر از اين دست يافت. مزايايي که از طريق استخراج ارزش هاي کاملاً جديد پورتال نظير کاربردهاي جاري، محتوا و ويژگي هاي تخصصي آن عايد کاربر مي شد، در واقع مجموعه اي از دارايي هاي محتوايي پورتال را تبديل به يک فضاي کاري منفرد، جامع و مبتني بر تجارت الکترونيکي ساخت. هر يک از پياده سازي ها و کاربردهاي پورتال متمرکز بر هدفي خاص مي باشد. پورتال هاي تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر يکپارچه سازي کاربردهاي سازماني، توسعه اجتماعي و حرفه اي و همکاري برابر هستند در حاليکه پورتال هاي تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنيت اکسترانت و کاربردهاي عمومي (سلسله مراتبي) کرده اند. پورتال هاي تجارت به مشتري (B 2 C) متمرکز بر قابليت هاي سنجش، اجراي تبادلات و حفظ مشتري هستند. در رأس هر يک از پورتال ها مي تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه اي از ويژگي هاي بيشتري را ممکن است در يک پورتال صنعتي تجاري بيابيم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال يک شرکت توليد کننده دارو مي تواند پردازش فرايندهاي تأييد دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، اين ويژگي ها از طريق چندين پورتال براي يک سازمان فراهم مي شد و از سوي گستره وسيعي از فروشندگان نرم افزارهاي پورتال پشتيباني مي گرديد که هر يک به جنبه خاصي از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، مي توان گفت که يک بانک تجاري بزرگ از يک پورتال (B 2 C) قابل دسترسي براي مشتري استفاده مي کند که مشتريان تجاري از طريق آن مي توانند به حسابهاي خود دسترسي داشته باشند، به انتقال وجوه و دارايي ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جديد را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهاي خود را دريافت نمايند. علاوه بر اينها، بانک مذکور از يک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده مي کند که از طريق آن پرداخت وام هاي کوتاه مدت از بانک هاي تجاري بزرگ به بانک هاي کوچکتر مورد بحث و بررسي قرار مي گيرد. مديريت اين روابط چندگانه فروشنده – خريدار، يک کار چندگانه و ترکيبي را براي تيم فناوري اطلاعات سازمان به وجود مي آورد.
پورتال ها به چارچوب يکپارچه تري تبديل شده اند؛ چيزي که به عنوان راهي براي استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنايي شده است که از طريق آن تبادلات چندگانه صورت مي گيرند، تجارت الکترونيکي را امکان پذير ساخته است و با مشارکت کنندگان بسياري در تعامل مي باشد. همانطور که ملاحظه مي شود، تعريف کاربردي از پورتال ]8[ متمرکز بر نيازهاي چندگانه بازار است:
E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. يک پورتال بايد به سرعت مستقر شود، اما در عين حال بايد به نحو گسترده اي در ميان کاربران مختلف به صورت شخصي تنظيم شود، گستره اي وسيع از محتويات گوناگون را در بر بگيرد، همکاري لازم را ميان کساني که در ارتباط با يک موضوع خاص نياز به کمک و مشارکت ديگران دارند، فراهم نمايد و در تعامل با زمينه طراحي شده خود از انعطاف کافي برخوردار باشد و بالاخره اينکه يک فضاي کاري الکترونيکي مناسبي را براي کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلي، پورتال فضاي کاري سنتي و محصول محور را به يک فضاي پرتحرک تر، شخصي شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتريان بيشتر تکامل و ارتقاء مي دهد. براي اغلب افراد اوج خلاقيت هاي الکترونيکي آنها در عرصه هاي کاري و شغلي، در ارسال يک فايل ايکترونيکي به وسيله پست الکترونيکي خلاصه مي شود. اين افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در يک پورتال استفاده مي کنند. 95 درصد ديگر از امکانات موجود در يک پورتال منتظر کساني است که به سراغ آن مي آيند و از اين امکانات در جهت ارتقاي شغلي و حرفه اي خود استفاده مي کنند.

6. اجراي عمليات تجاري در پورتال هاي سازماني

اسفاده از فناوري اطلاعات در انجام عمليات تجاري، داراي دو تأثير عمده ملي است: يكي ”رشد اقتصادي“ و ديگري ”افزايش بهره‎وري“. بررسي‎هاي انجام شده بيانگر اين مطلب است كه بازگشت سرمايه فناوري اطلاعات در كشورهاي مختلف، رقمي بين 50 تا 100 درصد مي‎باشد. در كشورهاي پيشرفته همچون آمريكا، سرمايه‎گذاري در فناوري اطلاعات باعث بازگشت سرمايه 6/70 درصدي در توليد ناخالص داخلي مي‎شود؛ در واقع سهم بالايي در رشد اقتصادي به نسبت ساير سرمايه‎گذاري‎هاي كشور دارد ]5[. به علاوه باعث افزايش چشمگير بهره‎وري شده كه از طريق مشاركت در سيستم‎هاي توليد و فروش (بازار) جهاني كه پايه همگي، فناوري اطلاعات مي‎باشد، حاصل مي‎گردد.
شبكه‎هاي رايانه‎اي، بازگشت سرمايه و ارزش استفاده از فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. قدرت اقتصادهاي شبكه‎اي در اين است كه متناسب با افزايش حجم و اندازه شبكه، ارزش به‎كارگيري فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. براي توضيح بيشتر مطلب، مي‎توان مشاهده كرد كه يک رايانه شخصي به تنهايي، بهره‎وري را به ميزان محدود و مشخصي افزايش مي‎دهد. حال اگر اين رايانه به شبكه‎اي متصل گردد كه بتواند با به اشتراك گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همكاري‎هاي سازماني را نيز ميسر سازد، بالطبع بهره‎وري آن چندين برابر مي‎شود. در همين حال، وقتي به ميليونها رايانه ديگر در جهان نيز متصل مي‎گردد و امكانات گسترده شبكه‎اي، تجاري، سازماني و غيره را مورد بهره‎برداري قرار مي‎دهد، بهره وري آن نيز بسيار افزايش مي‎يابد. به علاوه، هنوز شاهديم كه تمامي پتانسيل‎هاي شبكه اينترنت، مورد شناسايي و بهره‎برداري قرار نگرفته است. پورتال هاي سازماني تنها به عنوان يكي از راه‎حل‎هاي ممكن در جهت بهره‎وري هر چه بيشتر در عرصه فعاليت‎هاي اداري و تجاري طراحي و ارائه شده اند.
آنچه كه در اين ميان مهم به نظر مي‎رسد، فرايند و چگونگي اجراي عمليات تجاري در اين پورتال هاست. پورتال هاي سازماني به لحاظ برخورداري از ويژگيها و قابليت‎هاي خاص توانسته‎اند محيط مناسبي را براي انجام امور تجاري فراهم سازند. بخش اعظمي از فعاليت‎هاي سازماني ميان فروشنده و خريدار در چارچوبي صورت مي‎گيرد كه مورد توافق طرفين مي‎باشد ضمن آنكه تجارب علمي و فني طرفين به خودي خود نوعي ارزش افزوده محسوب مي‎شود. در يك جمع‎بندي كلي از فرايندهايي كه در يك پورتال سازماني در ارتباط با امور تجاري صورت مي‎گيرد، مي‎توان به اين مراحل اشاره نمود:
• ارتباط كاربر با پورتال
• آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات تجاري موجود در پورتال
• مطالعه و بررسي پيامهاي دريافتي و ارسال پاسخهاي مناسب
• بررسي فرصتهاي تجاري و تعيين گزينه‎هاي برنر
• دريافت مشاوره از سازمانهاي مربوطه
• اعلام نظر و ارائه پيشنهادها
• تصميم‎گيري و تصميم سازي
• خريد، سرمايه‎گذاري يا ارائه خدمات
• دريافت مبالغ و هزينه‎هاي مربوط از طرق الكترونيك
• ارزيابي از فعاليت‎هاي صورت گرفته براي برنامه‎ريزي‎هاي آتي

7. پورتال هاي سازماني و سرمايه‎گذاري مشترك

اقتصاد دانان اخيراً دريافته‎اند كه هزينه توسعه تكنولوژي‎هاي پيشرفته، سالانه 10 درصد افزايش مي‎يابد، و در واقع هر هفت سال و سه ماه يكبار دو برابر مي‎شود در اين شرايط حتي كشورهاي ثروتمندي مانند آمريكا، انگليس و غيره نيز مجبور هستند برخي پروژه‎هاي خود را با كشورهاي ديگر شريك شوند. بنا‎بر‎اين رويكرد مشاركت به ويژه در حوزه‎هاي اقتصادي كه اصطلاحاً سرمايه‎گذاري مشترك ناميده مي شود، يك واقعيت اجتناب ناپذير است.
مهمترين شرط توفيق سرمايه‎گذاري مشترك، برخورداري از همكاري گروهي و اشتراك مساعي براي دستيابي به اهداف مشترك است. پورتال هاي سازماني با ايجاد فضاهاي گروهي بر روي شبكه در درجه اول امكان فعاليت‎هاي گروهي را فراهم مي سازند و در درجه بعد با استفاده از قابليت ‎هاي الكترونيك انجام تجارت الكترونيكي را عملي مي‎نمايند. درج آگهي ها و اطلاعات مربوط به فرصت‎هاي سرمايه‎گذاري، سرمايه‎گذاران بالقوه در سطح سازمانها را به سوي منابع و مراجع مربوطه هدايت مي‎كند. اين قابليتي است كه به صورت پويا و فعال در يك پورتال سازماني پيش‎بيني و ايجاد مي‎گردد.
از آنجايي كه دستورالعمل واحد و جهان شمولي براي سازماندهي پروژه‎هاي مبتني بر سرمايه‎گذاري مشترك وجود ندارد، سازماندهي آنها كار آساني نيست و تيزبيني و دقت زيادي مي‎طلبد. يكي از ويژگي‎ها يا به عبارتي هنر پورتال هاي سازماني اين است كه فضاي مبتني بر شبكه آنها سازماندهي سرمايه‎گذاري مشترك را به شيوه‎اي آسان عملي مي سازد. ضمن آنكه كليه طرفهاي ذينفع در اين سرمايه‎گذاري مي‎توانند به طور روزانه از كليه تغييرات و نوسانات مربوط به ارزش سهام خريداري شده و سود حاصل از آن آگاه شوند.
در واقع پورتال هاي سازماني در قالب يك بنگاه مشترك الكترونيك محلي براي ميزباني سرمايه‎گذاران و فعالان اقتصادي هستند كه اقدام به سرمايه‎گذاري مشترك در حوزه‎هاي مورد علاقه مي نمايند. معمولاً سرمايه‎گذاري مشترك به دو صورت قراردادي و سهامي شكل مي‎گيرد. پورتال هاي سازماني قابليت عقد قراردادهاي الكترونيك و فروش الكترونيك سهام را در خود دارند. راه‎اندازي پورتال هاي سازماني علاوه بر تسهيل امور تجاري سازمانها به جذب فرصتهاي سرمايه‎گذاري براي سرمايه‎گذاران بومي و داخلي كشورهاي در حال توسعه كمك شايان توجهي مي كند. موضوع ظريف ديگري كه نبايد مورد غفلت قرار گيرد اين است كه در پروژه‎هاي سرمايه گذاري مشترك، پس از خاتمه پروژه و حتي در حين انجام پروژه، خود پورتال به عنوان بخشي از دارايي‎هاي الكترونيك شركت‎هاي متولي يا سرمايه‎گذار محسوب مي‎گردد كه اين به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعاليت‎هاي تجاري الكترونيك مي شود. بديهي است پورتال در پايان فعاليت خود بر اساس آنچه كه اصطلاحاً چرخه حيات پورتال ناميده مي‎شود در قالب بخشي از شبكه شركت‎هاي وابسته به فعاليت‎هاي عادي و عمومي خود ادامه مي‎دهد و زمينه‎اي بالقوه براي اعلام سرمايه‎گذاري‎هاي مشترك در آينده خواهد بود.

8. هزينه ايجاد پورتال هاي سازماني و بازگشت سرمايه

عليرغم تعهداتي كه سازمانها نسبت به مشتريان خود در خصوص بازگشت سرمايه آنها در زمينه سرمايه‎گذاري مرتبط با فناوري مي‎سپارند، محاسبة مقادير بازگشتي كاري مشكل است. هزينه پياده‎سازي يك پورتال سازماني براي سازمانهاي بزرگ بالا است و در حين استقرار بالاتر هم مي‎رود كه اين به خاطر نياز روزافزون سازمانها و پديدار شدن نيازهاي جديد همزمان با طراحي و استقرار پورتال است. اما اگر فرايند طراحي و استقرار پورتال به درستي در يك سازمان صورت گيرد، منافعي كه در كوتاه مدت و دراز مدت عايد سازمان مي سازد به مراتب بيشتر از هزينه‎هاي صرف شده خواهد بود. بر اساس يك محاسبه به عمل آمده در ايالات متحده ]7[ مجموع هزينه‎هاي راه اندازي يك پورتال سازماني (شامل نرم افزار براي ساخت صفحات مشتري پسند و يكپارچه‎سازي داده‎هاي ورودي در طول مدت نصب و راه‎اندازي پورتال) معمولاً از 150 هزار تا سيصد هزار دلار متفاوت است. اما براي انجام يك پروژه در عرض يك دوره دو ساله، شركت‎ها خود را آماده مي‎سازند كه بيش از يك ميليون دلار سرمايه‎گذاري كنند و اين تازه صرف يكپارچه سازي داده‎هاي پروژه مي شود كه از منابع مختلف گردآوري شده است.
هزينه ايجاد يك پورتال سازماني تقريباً براي 50 يا 500 نفر كارمند يكسان است، بنابراين هزينه آموزش كارمندان براي استفاده از پورتال با كاهش تعداد آنها تقليل مي‎يابد. ايجاد يك پورتال سازماني براي يك سازمان با پرسنلي كمتر از 500 نفر مفيد است، اما به لحاظ اقتصادي چندان به صرفه نيست. اگر تعداد كاربران يك پورتال سازماني به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ايجاد چنين پورتالي به صرفه خواهد بود ]7[. وقتي تعداد كاربران يك پورتال از پرسنل شاغل در يك سازمان فراتر مي‎رود و مجموعه‎اي از چند سازمان را در بر مي‎گيرد و كاربراني به تعداد حد اقل 2000 نفر مي‎يابد و افراد بيشتري از آن استفاده مي‎كنند، مي‎توان گفت كه چنين پورتالي به اهداف اقتصادي خود بيش از هر زمان ديگري نزديك شده است.
معمولاً كاربران يك پورتال سازماني نگران دراز مدت و تداوم خدمات پورتال هستند. هزينه خدمات پورتال و پشتيباني فني مي‎بايست از همان ابتدا محاسبه شود و در قالب بودجه شركت يا شركت‎هاي سرمايه‎گذار و يا از طريق دريافت حق اشتراك و هزينه درج آگهي‎هاي تجاري از مشتركان و مؤسسات دريافت شود. اگر قرار باشد كه پورتال سازماني تبديل به محلي براي نشان دادن تغييراتي شود كه در سازمان بروز مي‎يابند، ايجاد يك زيرساخت مديريتي براي پورتال ضروري خواهد بود تا اطمينان لازم حاصل شود كه پورتال مرتباً خود را با نيازهاي سازماني تطبيق مي‎دهد.

9. نتيجه گيري

اصطلاح پورتال امروزه واژه اي مشترک از زبان رايج در فضاهاي اداري شده است. تعريف پورتال از ديدگاههاي متفاوتي امکان پذير است، زيرا کاربران امکانات زيادي را براي آن متصور مي شوند. تا کنون تعبيرات گوناگوني از پورتال ارائه شده است. يک پورتال به عنوان يک فضاي کاري براي تجارت الکترونيکي مبتني بر شبکه با امکان تنظيم شخصي و محتوايي و برخوردار از قابليت هاي مشارکت با ديگر همکاران و دسترسي بي سيم تعريف شده است]8 [. آنچه که در حوزه تجارت به ويژه تجارت الکترونيکي براي يک پورتال مطرح مي باشد، عبارت است از تمرکز بر روي آنچه که پورتال ها مي توانند براي يک سازمان فراهم کنند. استفاده از واژه جمع “پورتال ها” نيز اتفاقي نيست.
سازمانها نيز براي مواجهه با مسائل چندگانه خود در حوزه تجارت الکترونيکي معمولاً بيش از يک پورتال دارند. نقش تسهيل کننده پورتال در انجام امور بازرگاني و کارايي چندگانه پورتال، آن را تبديل به يک محل کسب و کار الکترونيکي براي کاربران آن نموده است.
پورتال هاي سازماني جداي از خدماتي كه در سازمانها ارائه مي كنند، فرصت‎هاي بازرگاني نويني را متناسب با توان اقتصادي و اجرايي سازمانها فراهم مي‎نمايند. اين بدان مفهوم است كه پورتال هاي سازماني در راستاي اهداف خود، زمينة همكاري‎هاي متقابل و امكان بهره‎برداري از توانهاي حرفه‎اي و سرمايه‎گذاري طرفهاي درگير در فعاليت‎هاي بازرگاني را فراهم مي‎سازند. نمونه بارز اين گونه فعاليت ها در آنچه که امروزه تحت عنوان سرمايه گذاري مشترک مطرح مي باشد ، قابل مشاهده است.
يکپارچه سازي پورتال ها به مفهوم پيوند گروهي از نرم افزارهاي ميانجي است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگيرو ترکيب مي شوند و شرايطي را به وجود مي آورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مي نمايند و مي توانند با نيازهاي متنوعي منطبق گردند و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايند. بر اين اساس، تعريف کاربردي از پورتال متمرکز بر نيازهاي چندگانه بازار نظير: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B است.
در يك جمع‎بندي كلي از فرايندهايي كه در يك پورتال سازماني در ارتباط با امور تجاري صورت مي‎گيرد، مي‎توان به اين مراحل اشاره نمود: ارتباط كاربر با پورتال، آگاهي از آخرين اخبار و اطلاعات تجاري موجود در پورتال، بررسي فرصتهاي تجاري و تعيين گزينه‎هاي برنر، تصميم‎گيري و تصميم سازي، خريد، سرمايه‎گذاري يا ارائه خدمات، دريافت و پرداخت مبالغ و وجوه مربوط از طرق الكترونيك، ارزيابي از فعاليت‎هاي صورت گرفته براي برنامه‎ريزي‎هاي آتي.
موضوعي که از نظر کارفرمايان و سفارش دهندگان پورتال هاي سازماني حائز اهميت مي باشد، بحث هزينه ساخت و راه اندازي يک پورتال و بازگشت سرمايه اي است که ممکن است در اين زمينه به کارگيري شود؛ به عبارت ديگر موضوع به صرفه بودن ايجاد پورتال هاي سازماني بنا بر ملاحظات اقتصادي در ميان است. در اين خصوص نيز مطالعات و محاسبات جامعي به ويژه از ديدگاه تجاري و اقتصادي صورت گرفته است. آنچه که به اختصار در اين مورد مي توان گفت اين است که ايجاد يك پورتال سازماني براي يك سازمان با پرسنلي كمتر از 500 نفر مفيد است، اما به لحاظ اقتصادي چندان به صرفه نيست. اگر تعداد كاربران يك پورتال سازماني به مرز 700 نفر برسد، آنگاه ايجاد چنين پورتالي به صرفه خواهد بود. وقتي تعداد كاربران يك پورتال از پرسنل شاغل در يك سازمان فراتر ‎رود و مجموعه‎اي از چند سازمان را در بر ‎گيرد و كاربراني به تعداد حد اقل 2000 نفر ‎يابد و افراد بيشتري از آن استفاده ‎كنند، مي‎توان گفت كه چنين پورتالي به اهداف اقتصادي خود بيش از هر زمان ديگري نزديك شده است.
و سر انجام اينکه تداوم خدمات در يک پورتال سازماني بستگي به واقعيت گرا بودن ديدگاه و همه جانبه بودن برنامه طراحان آن به ويژه در ارتباط با خدمات و پشتيباني فني دارد. نکته پاياني و قابل توجه در ارتباط با پورتال ها اين است که پس از خاتمه فعاليت هاي مرتبط با يک پورتال خاص، خود پورتال به عنوان بخشي از دارايي‎هاي الكترونيك شركت‎هاي متولي يا سرمايه‎گذار محسوب مي‎گردد كه اين به نوبه خود باعث ارزش افزوده در فعاليت‎هاي تجارت الكترونيكي مي شود. بديهي است پورتال در پايان فعاليت خود بر اساس آنچه كه اصطلاحاً چرخه حيات پورتال ناميده مي‎شود در قالب بخشي از شبكه شركت‎هاي وابسته، به فعاليت‎هاي عادي و عمومي خود ادامه خواهد داد و زمينه‎اي بالقوه براي فعاليت هاي تجاري در آينده خواهد بود.

توسط: سيد عليرضا حجازي hejazialireza@yahoo.com

پشتيباني